Formation N° 8 Comment réussir une réunion en public

 

Re union 2

Préparez votre réunion :

Pour beaucoup d'entre nous, s’adresser à un groupe, parler en public est très stressant.

Il est donc essentiel de faire une bonne préparation.

Si vous savez exactement ce que vous allez dire, comment vous allez le dire, vous serez déjà beaucoup à l'aise pour réaliser votre présentation.

 

 Questions re unions

 

1) Ciblez votre présentation :

Ayez une idée très claire de ce que vous souhaitez transmettre.

Posez-vous les 7 grandes questions journalistiques CQQCOQP

(Comment, Quoi, Qui, Combien,  Où, Quand, Pourquoi).

Préparez les réponses à ces questions.

Demandez à quelques invités spéciaux (vos amis, vos collègues, votre entourage proche, …) leurs attentes de votre présentation.

Que veulent-ils en tirer ? Qu’est-ce qu’ils savent déjà sur ce sujet ? Qu’aimeraient-ils voir aborder ?

Au delà de vous aider à bien cibler le contenu de votre présentation, ces conversations vont transformer ces personnes en alliés lors de votre présentation .

(pensez à la séance des questions réponses à la fin : un allié est celui qui posera la 1ère question).

 

 Power point

 

2) Préparez le contenu :

Lister les 3 grandes idées que vous souhaitez faire passer.

Structurez votre communication autour de ces 3 grandes idées .

Détaillez en sous-titres (sans jamais excéder 7 éléments, car en moyenne 7 points différents est la limite de la mémorisation à court terme des gens-).

Rédigez des fiches de synthèse ou mieux encore des Powerpoint pour les 3 grandes idées et les sous-titres.

Pour l’introduction et la conclusion, rédigez plus en détail ce que vous allez dire ,mais sans apprendre par cœur.

Entraînez vous d’abord seul à parler pour introduire votre présentation (et la clore) jusqu’à que vous n’ayez plus besoin de lire votre script. Mais ne cherchez pas à mémoriser le script car cela rend les choses trop difficiles. Vous n’êtes ni acteur, ni comédien. Vous ne devez pas vous attacher aux mots mais uniquement à votre intention. Entraînez vous souvent à faire votre discours partout et à tout moment. 

 

 

Discours

 

3) Répétez en situation :

Vient ensuite la phase d’entrainement face à un petit comité. Retrouvez un groupe d’amis, vos collègues de travail,  dans la salle de réunion pour vous entraîner. Demandez leur ce que vous pourriez améliorer dans votre présentation. Ayez conscience qu’ils sont là pour vous aider et non pas pour vous juger (d’ailleurs eux aussi ont peur de parler en public sans préparation).

Profitez-en pour bien vous familiariser avec la salle (espace, éclairage, chauffage) et l’équipement nécessaire, comme le vidéo-projecteur. Tout cela pour démarrer à l’heure et dans les meilleures conditions.

 

Serrer des mains 

4) Soyez l’hôte :

Arrivez tôt pour vous assurer que la salle et les équipements techniques sont prêts et fonctionnent. Qui n’a jamais vu un animateur de réunion passer 10 minutes à trouver comment connecter son PC alors que son auditoire est déjà installé et s’impatiente ?

Ensuite rencontrez et saluez les participants avant votre présentation. Serrez leur la main et remerciez les d’être venus. Présentez-vous et entamez de petites conversations (Par exemple, “Comment allez-vous ?”, “Pas trop d’embouteillages ?”). Agissez comme s’ils étaient invités à venir à votre fête. Cela va transformer des inconnus en amis.

 

 

Applaudissements

5) Visualisez la réussite :

Pour vous mettre en confiance et évacuer la peur, prenez quelques minutes pour vous imaginer en train de faire une présentation impeccable. Prenez de larges inspirations, soufflez. Méditez pour laisser partir toutes les idées parasites qui vous encombrent. Lâchez-prise sur ce que vous pensez de vous. Au lieu de cela imaginez que vous pourriez même avoir une standing ovation à l’issue de votre “show”. Quel plaisir, quelle fierté !

Sachez que tout le monde est là pour découvrir de nouvelles choses, pour apprendre, voire pour avoir une belle expérience. Vos invités pensent par défaut que vous allez faire un excellente présentation et vous allez la faire parce que vous êtes prêt !

 

Synthèse :

La clé du succès est dans la préparation (contenu, environnement physique, votre voix, votre mental, …).

Bien vous préparer vous met en confiance, alors prenez le temps qu'il faut pour cela.

 

Reunion 1

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